Programma per fare preventivi: cosa deve fare davvero, e quando basta un foglio

Chi cerca un programma per fare preventivi di solito ha un problema più preciso di così: ci mette troppo tempo, i preventivi gli sembrano brutti, oppure ne manda tanti e non sa mai quanti ne tornano indietro. Sono tre problemi diversi e non li risolve lo stesso strumento. Conviene capire quale hai prima di scegliere.

Le cinque cose che deve fare

1. Un listino che non ridigiti ogni volta. Le voci che usi sempre, con prezzo, unità di misura e descrizione. Se ogni preventivo ricomincia da un foglio bianco, il programma non ti sta facendo risparmiare niente.

2. L’IVA giusta sulla riga, non sul totale. È il punto che quasi tutti sbagliano, e non è un dettaglio contabile: su una manutenzione al 10% con dentro un bene significativo, l’aliquota cambia dentro la stessa fattura, e il calcolo segue una regola precisa. Un programma che mette una sola aliquota in fondo ti fa scrivere preventivi che poi non diventano fatture giuste.

3. Un PDF che si può mandare così com’è. Con i tuoi dati, il logo, le condizioni, la validità dell’offerta e i tempi di pagamento. Non «esportabile con un po’ di lavoro»: pronto.

4. Sapere che fine ha fatto. Mandato quando, visto, accettato, rifiutato, scaduto. Senza questo non saprai mai il tuo tasso di accettazione, che è il numero più utile che un artigiano possa avere e quasi nessuno ha.

5. Tenere le revisioni. La versione 2 non deve cancellare la versione 1. Quando il cliente dice «ma avevamo detto un’altra cosa», la versione 1 è la risposta.

Quelle che sembrano utili e non lo sono

I preventivi bellissimi. Un preventivo chiaro conta, uno con la copertina animata no. Il cliente guarda il totale, i tempi e cosa è incluso.

I mille modelli precompilati. Un modello scritto da qualcun altro con i suoi prezzi non è il tuo preventivo. Il tuo listino lo costruisci una volta e vale per sempre; i modelli servono a partire, non a lavorare.

Le banche dati di prezzi generiche. I prezzari ufficiali servono per gli appalti pubblici e come riferimento. Per un lavoro privato il prezzo è il tuo: dipende da quanto costa la tua squadra, dal tuo fornitore e dal margine che vuoi.

La firma elettronica avanzata. Per un preventivo privato non serve: un’accettazione scritta, anche per email, vale come accettazione della proposta.

Cosa costa un programma gratis

I gratuiti sono tre tipi, e conviene sapere quale hai in mano.

• Il modello Excel o Word. È davvero gratis e funziona. Il costo è il tuo tempo e il fatto che il numero non arriva mai da nessuna parte: resta in quel file.
• La versione base di un programma a pagamento. È gratis finché fai pochi preventivi. Il limite arriva sempre, e di solito arriva quando ci hai già dentro tutto il listino.
• Il programma che si paga con i tuoi contatti. I portali che ti «portano clienti» e ti fanno fare i preventivi dentro casa loro. Non è gratis: paghi in lead e in dipendenza. Quando smetti di pagare, i clienti restano loro.

Se fai meno di dieci preventivi al mese, un modello in Excel fatto bene ti serve meglio di qualunque abbonamento.

Per mestiere cambia il listino, non il programma

Chi cerca un programma per preventivi lo cerca quasi sempre con il nome del proprio mestiere. La verità è che il programma è lo stesso: a cambiare sono le voci del listino e le regole dell’IVA che ti riguardano.

• Preventivi elettrici: punti luce, prese, linee, quadro. Su un impianto elettrico di manutenzione entrano in gioco i beni significativi, e l’esempio sta nel preventivo da elettricista.
• Preventivi idraulici: metri di tubo, sanitari, caldaia, ore di posa. L’esempio con i numeri è nel preventivo per il rifacimento di un bagno.
• Preventivi edili: qui il preventivo nasce quasi sempre da una misura, e prima del prezzo viene il computo metrico. L’esempio per voci è nel preventivo da muratore.
• Preventivi per serramenti e finiture: le misure sono il preventivo. Per le finiture c’è il preventivo da imbianchino al metro quadro, per il ferro quello da fabbro.

Se un programma promette di conoscere il tuo mestiere meglio di te, sta promettendo il listino di qualcun altro.

Il motivo per cui il preventivo non è quasi mai il vero problema

Scrivere il preventivo è mezz’ora. Quello che costa davvero sta prima e dopo.

Prima: capire cosa serve. La mezz’ora del preventivo diventa mezza giornata quando il sopralluogo era approssimativo e devi richiamare il cliente per tre cose. Un programma di preventivi non ti aiuta qui; un sopralluogo scritto bene sì.

Dopo: cosa succede quando lo accettano. Il preventivo accettato è il contratto, ed è il metro con cui misurerai il lavoro. Se le righe accettate restano dentro il programma dei preventivi e il lavoro vive da un’altra parte, non saprai mai se quel lavoro ti ha reso. Questo è il vero buco, ed è il motivo per cui gli strumenti che fanno solo preventivi lasciano tutti scontenti dopo sei mesi.

Il conto completo, commessa per commessa, è un’altra cosa: sta in gestione commesse.

Come sceglierlo in dieci minuti

Prendi un preventivo vero, uno dei tuoi, non un esempio. Poi:

1. Rifallo nel programma, cronometrando. Se ci metti più che a mano, hai finito.
2. Metti un’aliquota IVA ridotta e un bene significativo. Guarda cosa fa.
3. Esporta il PDF e guardalo come lo vedrebbe il cliente.
4. Cambia una riga e salva: cerca la versione precedente.
5. Chiediti dove finiscono quelle righe quando il cliente dice sì.

La quinta è quella che separa uno strumento da un accessorio.

In breve

Un programma di preventivi deve darti un listino riusabile, l’IVA corretta riga per riga, un PDF mandabile, lo stato dell’offerta e le revisioni. Il resto è contorno. E se fai pochi preventivi, un foglio fatto bene basta: il problema che vale la pena risolvere non è scrivere l’offerta, è sapere com’è finito il lavoro che ne è nato.