Modello di fattura in Excel: perché dal 2024 non basta più, e cosa serve davvero

Se cerchi «modello fattura Excel gratis» trovi migliaia di file. Quasi tutti sono stati scritti prima del 2019 e nessuno ti dice la cosa più importante: in Italia quel foglio non è più una fattura. Dal 1° gennaio 2024 la fattura elettronica via Sistema di Interscambio è obbligatoria per tutte le partite IVA, compresi i forfettari, che erano gli ultimi esonerati (articolo 18 del decreto legge 36/2022).

Questo non vuol dire che un foglio di calcolo non serva a niente. Vuol dire che serve a un’altra cosa.

Cosa è cambiato, in pratica

La fattura non è più un documento che stampi e mandi per email. È un file in formato XML che parte dal tuo gestionale o dal portale che usi, passa dal Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate, e viene consegnato al cliente nel suo cassetto fiscale o al suo codice destinatario.

La conseguenza che sorprende molti: una fattura in PDF mandata per email non è stata emessa. Puoi mandarla come cortesia, ma se il file XML non è partito, per il fisco quella fattura non esiste.

Le tre strade per emetterla sono il portale gratuito Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate, un gestionale che la manda per te, oppure il tuo commercialista che la emette al posto tuo.

Cosa deve contenere una fattura

L’articolo 21 del DPR 633/72 elenca gli elementi obbligatori. Sono questi, e valgono sia per la fattura elettronica sia per la bozza che prepari tu:

• data di emissione e numero progressivo che la identifichi in modo univoco;
• i tuoi dati: denominazione, indirizzo, partita IVA;
• i dati del cliente: denominazione, indirizzo, partita IVA o codice fiscale;
• natura, qualità e quantità dei beni e dei servizi;
• imponibile diviso per aliquota, aliquota e imposta;
• per chi non applica l’IVA, la norma che lo consente: per i forfettari, il riferimento all’articolo 1, commi da 54 a 89, della legge 190/2014.

Ci sono poi due cose che non stanno nell’articolo 21 ma servono sempre: la scadenza del pagamento e le coordinate bancarie. Una fattura senza scadenza è una fattura che verrà pagata quando capita.

Le voci che gli artigiani sbagliano più spesso

L’IVA al 10% applicata a tutto. Nelle manutenzioni e ristrutturazioni in casa di un privato l’aliquota agevolata c’è, ma i beni significativi seguono una regola a parte: caldaie, sanitari, condizionatori, infissi e videocitofoni godono del 10% solo fino al valore del resto della prestazione. Il resto va al 22%, e va indicato separatamente in fattura. Ne parliamo nella guida sui beni significativi.

La marca da bollo dimenticata. Sulle fatture senza IVA di importo superiore a 77,47 euro serve il bollo da 2 euro, che nella fattura elettronica si assolve in modo virtuale con l’apposito campo. Riguarda tutti i forfettari.

La ritenuta d’acconto messa dove non va. Un artigiano che fattura a un privato non subisce ritenuta. La ritenuta del 4% riguarda i lavori che danno diritto alle detrazioni edilizie ed è la banca a operarla sul bonifico parlante, non il cliente sulla fattura.

Il numero progressivo che riparte a caso. Deve essere una sequenza che identifica la fattura in modo univoco nell’anno. Saltare numeri o duplicarli è uno dei motivi di contestazione più facili da evitare.

A cosa serve ancora un foglio di calcolo

A tre cose, tutte legittime.

Al preventivo. Il preventivo non è una fattura: può essere un foglio, un PDF, quello che vuoi. Ed è il documento su cui si gioca il lavoro. Abbiamo modelli pronti per il preventivo di un elettricista e per il rifacimento di un bagno.

Alla bozza per chi emette. Se è il commercialista a fatturare per te, quello che gli mandi è un prospetto: righe, importi, aliquote, riferimento al lavoro. Un foglio va benissimo, e anzi riduce gli errori rispetto a un messaggio vocale.

Al controllo. Tenere un elenco delle fatture emesse con data, importo, scadenza e stato dell’incasso è il modo più semplice per sapere chi non ha pagato. È il documento che manca più spesso nelle imprese piccole, e quello che si sente di più a fine anno.

Quando va emessa

Entro dodici giorni dall’effettuazione dell’operazione, che per le prestazioni di servizi coincide con il pagamento (articolo 6 del DPR 633/72). Se hai emesso il documento di trasporto puoi raggruppare le consegne del mese in una fattura differita, da emettere entro il 15 del mese successivo: ne parliamo nell’articolo sul documento di trasporto.

La cosa che conta più della fattura

Emettere la fattura è un adempimento. Sapere quanto hai guadagnato su quel lavoro è un’altra cosa, e non si legge in nessuna fattura: si legge nel confronto fra quello che avevi previsto e quello che hai speso. È il consuntivo, e quasi nessuno lo fa.

Per questo qui non trovi un modello di fattura da scaricare. Sarebbe un file che non puoi usare per il suo scopo, e regalarti un documento superato non ci sembra un servizio.