Nota di credito: quando si può emettere, entro quando, e come si fa uno storno parziale

Hai fatturato 4.000 euro, il cliente contesta una lavorazione e vi mettete d’accordo su 3.500. Oppure hai sbagliato l’aliquota, o hai fatturato due volte lo stesso acconto. In tutti questi casi la fattura non si cancella: si corregge con una nota di variazione in diminuzione, che tutti chiamano nota di credito.

Non è una fattura al contrario, ed è per questo che si sbaglia: la legge dice in quali casi si può emettere e, in alcuni, entro quando.

I casi in cui si può sempre

L’articolo 26 del DPR 633/72 elenca le situazioni in cui l’imponibile viene meno, in tutto o in parte. Sono, in sostanza:

• nullità, annullamento, revoca, risoluzione, rescissione del contratto e casi simili;
• abbuoni o sconti previsti contrattualmente, cioè pattuiti fin dall’inizio;
• mancato pagamento in tutto o in parte a causa di procedure concorsuali o esecutive rimaste senza esito;
• errori di fatturazione, cioè correzioni di quello che hai scritto male.

In questi casi non c’è un termine: la nota di credito si può emettere quando l’evento si verifica, anche a distanza di anni.

Il caso che scade dopo un anno

C’è però una situazione diversa, ed è la più frequente fra gli artigiani: l’accordo sopravvenuto fra le parti. Il cliente contesta, tu discuti, vi mettete d’accordo su un importo minore. Qui la legge dà un limite preciso: la variazione non si può più fare dopo un anno dall’effettuazione dell’operazione.

La differenza pratica è enorme. Uno sconto già scritto nel contratto rientra fra i casi senza termine. Uno sconto deciso dopo, per chiudere una discussione, vale solo se lo formalizzi entro un anno. Passato quell’anno, puoi anche accordarti con il cliente e incassare meno, ma l’IVA su quella differenza resta a carico tuo.

Da qui una regola pratica: se una contestazione si trascina, non aspettare che si risolva da sola. Guarda la data della fattura.

Come si fa uno storno parziale

Uno storno parziale è la cosa più comune e la più sbagliata. La nota di credito non deve stornare tutta la fattura per poi riemetterla: deve riportare solo la parte che viene meno.

Un esempio con numeri di comodo. Fattura di 4.000 euro imponibile, IVA al 10%, totale 4.400. Concordate una riduzione di 500 euro sulla voce delle finiture. La nota di credito riporta:

• la riga che viene meno, descritta come nella fattura: «riduzione concordata su finiture»;
• imponibile 500 euro;
• IVA al 10%, cioè 50 euro;
• totale 550 euro.

Quello che conta è che l’aliquota della nota sia la stessa della riga che stai correggendo. Se la fattura aveva due aliquote diverse, per esempio il 10% sulla prestazione e il 22% sulla parte dei beni significativi che supera il limite, la nota deve rispettare la stessa divisione. Stornare tutto al 10% è l’errore che salta fuori in verifica.

Cosa deve contenere

Gli stessi elementi di una fattura (articolo 21 del DPR 633/72), più due cose:

• il riferimento alla fattura che corregge: numero e data. Senza, la nota è sospesa nel vuoto;
• il motivo della variazione, scritto in modo comprensibile: «risoluzione parziale concordata», «errata applicazione dell’aliquota», «storno acconto fatturato due volte».

È un documento elettronico, come la fattura

La nota di credito viaggia sullo stesso binario della fattura: è un file trasmesso al Sistema di Interscambio, con tipo documento TD04. Non è un PDF da mandare per email, e non è un foglio di calcolo. Se cerchi un fac simile da compilare, il punto è lo stesso spiegato nell’articolo sul modello di fattura in Excel: quel formato non è più il documento.

Quello che puoi tenere in un foglio è il conto: cosa storni, da quale fattura, con quale aliquota. Poi lo emette il tuo gestionale o il tuo commercialista.

La numerazione

La nota di credito ha una numerazione progressiva. Puoi tenerla nella stessa sequenza delle fatture oppure in una sequenza separata, purché sia coerente e non si ripeta. L’importante è che il numero identifichi il documento in modo univoco nell’anno.

Gli errori che costano

• Emetterla per un mancato pagamento semplice. Se il cliente non ti paga e basta, non hai diritto a nessuna variazione: il credito resta, e l’IVA pure. La variazione per mancato pagamento richiede una procedura concorsuale o un’esecuzione rimasta senza esito.
• Usarla per «annullare» una fattura sbagliata e rifarla, oltre l’anno. Se l’errore è tuo sei nei casi senza termine; se la riduzione nasce da un accordo, no.
• Dimenticare il riferimento alla fattura originaria.
• Stornare con un’aliquota diversa da quella applicata.
• Non aggiornare il consuntivo del lavoro. Se storni 500 euro, quel lavoro ha reso 500 euro in meno: se il consuntivo non se ne accorge, il margine che leggi è finto. Ne parliamo nell’articolo sul consuntivo.

Un consiglio che vale più della procedura

Quasi tutte le note di credito degli artigiani nascono da una contestazione che si poteva evitare scrivendo meglio il preventivo. Le voci descritte con le esclusioni, le varianti firmate prima di eseguirle e il verbale di accettazione riducono le note di credito più di qualunque accorgimento contabile.