Il rapportino di lavoro: cosa scrivere, e perché vale come prova

Le voci che servono

• Data e lavoro: a quale pratica appartiene, non solo «cantiere Rossi».
• Chi c’era e per quante ore, persona per persona: le ore di manodopera sono la voce più grossa del consuntivo.
• Materiali usati, con le quantità: quello che esce dal furgone e non viene scritto è regalato.
• Mezzi e attrezzature: il ponteggio, il nolo, il mezzo aziendale. Costano anche fermi.
• Misure: quello che è stato fatto, in metri, punti, pezzi. È da qui che nasce lo stato di avanzamento.
• Foto: prima, durante, dopo. Una foto con la data vale più di due pagine di descrizione.
• Esito e note: finito, sospeso, cosa manca, cosa il cliente ha chiesto in più.

Perché vale come prova

Per i lavori a un privato la legge non impone un giornale dei lavori, ma quando c’è una discussione — sulle ore, sulle varianti, su cosa era compreso — vince chi ha scritto. Le varianti in corso d’opera, in particolare, danno diritto a un compenso solo se autorizzate e la prova dell’autorizzazione deve essere scritta (articolo 1659 del codice civile): il rapportino con la richiesta del cliente e la sua conferma è quella prova.

Negli appalti pubblici, invece, il giornale dei lavori è obbligatorio: lo tiene il direttore dei lavori secondo le regole del codice dei contratti. Il rapportino dell’impresa è la sua base.

Chi è in cantiere deve essere riconoscibile

Nei cantieri in appalto e subappalto ogni lavoratore porta la tessera di riconoscimento con fotografia, generalità e datore di lavoro (articolo 18 del D.Lgs. 81/2008 e articolo 5 della legge 136/2010), con la data di assunzione e, per i subappalti, l’autorizzazione. Il rapportino che dice chi c’era e per quante ore è la stessa informazione, dal lato dell’impresa.

Per quanto conservarlo

Le scritture e la corrispondenza che sostengono la contabilità si conservano dieci anni (articolo 2220 del codice civile), e dieci anni è anche la responsabilità per i gravi difetti degli edifici (articolo 1669). Un rapportino di carta nel furgone non arriva a dieci giorni; una registrazione con data, foto e chi l’ha fatta, sì.

Come farlo compilare davvero

• Un minuto, dal telefono, con le parole che la squadra usa già: se richiede più di questo, non si compila.
• Anche senza campo: in cantina, in galleria, in campagna. Se non parte, si perde.
• Stesse voci del preventivo: così il consuntivo si fa da solo, riga contro riga.

In Taskiro chi è sul posto registra l’attività dal telefono — ore, mezzi, materiali, misure, foto, esito — anche senza campo; il consuntivo mette le ore registrate accanto a quelle previste, e le varianti passano dal sì del cliente, per iscritto.

1. 01Codice civile, artt. 1659 (variazioni concordate), 1669, 2220 (conservazione delle scritture)
2. 02D.Lgs. 9 aprile 2008, n. 81, art. 18, comma 1, lett. u; Legge 13 agosto 2010, n. 136, art. 5 — tessera di riconoscimento

Questa guida spiega le regole in modo generale e non sostituisce il parere del tuo commercialista o del tuo consulente per la sicurezza sul caso specifico.