Software gestionale per artigiani: cosa deve fare davvero, e cosa vuol dire «gratis»

«Software gestionale per artigiani gratis» è una delle ricerche più fatte da chi ha un’impresa piccola. La risposta breve: esistono, e servono, ma quasi mai sono gratis nel modo in cui lo pensi. Questa guida dice cosa deve fare un gestionale per un elettricista, un idraulico o un’impresa edile, quali domande fare prima di scegliere, e cosa c’è dietro i piani gratuiti. La scrive chi un gestionale lo sta costruendo: lo dichiariamo in fondo, non in mezzo.

Le sei cose che deve fare

Il lavoro di un’impresa artigiana è sempre lo stesso percorso: una richiesta che diventa preventivo, un preventivo che diventa contratto, un cantiere che produce ore e materiali, una fattura che deve uscire giusta e un incasso da controllare. Un gestionale serve se segue tutto il percorso senza farti ricopiare i dati da un pezzo all’altro.

1. Clienti e richieste. Chi ha chiesto cosa, quando, e a che punto è. Se le richieste restano nel telefono, il gestionale non è partito.
2. Preventivi con il tuo listino. Righe con quantità e prezzo, IVA per riga, beni significativi trattati come vuole la norma, condizioni scritte. E la possibilità di far accettare il preventivo dal cliente senza stamparlo.
3. Il cantiere dal telefono. Ore, mezzi, materiali, foto, registrati sul posto da chi lavora, non ricopiati la sera. Se la squadra non lo usa, i dati non ci sono.
4. Il consuntivo. Previsto contro speso, voce per voce, mentre il lavoro è in corso. È la funzione che quasi nessuno chiede e che vale più di tutte.
5. Fatture e incassi. Acconti, stati di avanzamento, saldo, e chi ha pagato. La fattura elettronica verso lo SdI è obbligatoria per quasi tutti: o la fa il gestionale, o si collega a chi la fa.
6. Documenti e scadenze del mestiere. Dichiarazioni di conformità, libretti d’impianto, manutenzioni che tornano, contratti a canone. Un gestionale generico non li conosce.

Le domande da fare prima di scegliere

• Come si esce? Chiedi come esporti i tuoi dati se un giorno cambi. Il diritto alla portabilità esiste per legge (articolo 20 del GDPR) ma un file leggibile è meglio di un diritto.
• Chi paga? Per persona o per azienda? Molti programmi fanno pagare ogni utente, tecnici compresi: con cinque persone in cantiere il conto raddoppia.
• Cosa fa da solo? Un gestionale classico aspetta che tu inserisca i dati. I programmi più recenti preparano il preventivo dal sopralluogo o compilano il consuntivo dal rapportino. Chiedi cosa fa da solo e cosa aspetta te, e dove si ferma prima di mandare qualcosa al cliente.
• Funziona in cantiere? Provalo dal telefono, in cantina, con un guanto. Se richiede due minuti per registrare le ore, non verrà usato.
• Dove stanno i dati? In quale Paese, con quale fornitore, e se vengono usati per addestrare modelli di intelligenza artificiale.
• Chi ti risponde? Un numero, un’email, in quanto tempo. Un gestionale è un rapporto lungo.

Cosa vuol dire «gratis»

Tre cose, di solito:

• Una prova a tempo: 7, 14 o 30 giorni, poi si paga. Onesto, se lo dice.
• Un piano limitato: pochi preventivi al mese, un utente solo, niente fatture elettroniche. Serve a farti iniziare, non a lavorare.
• Un programma che guadagna altrove: con la pubblicità, o vendendo i tuoi dati, o con commissioni sui pagamenti. Qui il gratis lo paghi in un altro modo.

Un foglio Excel è gratis davvero, e per un preventivo va benissimo: abbiamo un modello di preventivo per elettricisti e un rapportino di lavoro da scaricare. Il problema di Excel non è il prezzo: è che il preventivo, il rapportino e la fattura non si parlano, e ricopiare è dove si perdono i soldi.

Quanto costa un gestionale per artigiani

I prezzi di mercato, in Italia, vanno da poche decine di euro al mese per i programmi di sola amministrazione (fatture e prima nota) a cento e oltre per quelli che seguono il cantiere. I programmi per persona costano poco per chi lavora da solo e molto per chi ha una squadra. Prima di confrontare i prezzi, confronta le sei cose della lista: un programma che fa solo le fatture costa meno perché fa meno.

Chi scrive questa guida

Taskiro, il sito su cui la stai leggendo, è un gestionale per imprese artigiane in costruzione. La lista qui sopra è quella con cui lo giudichiamo noi stessi, e vale anche se scegli un altro programma. La riga che segue è l’unica parte di vendita di questa pagina.