Rapportino di lavoro giornaliero: modello gratis in Excel e come compilarlo

Il rapportino di lavoro giornaliero è il foglio che dice cosa è successo in cantiere in un giorno: chi c’era, quante ore ha fatto, cosa ha usato, cosa ha finito. È il documento più sottovalutato del mestiere, perché lo si compila di fretta alla fine della giornata. Ed è anche l’unico che, un mese dopo, ti dice se su quel lavoro ci hai guadagnato.

Qui trovi un modello da scaricare, le voci che ci devono stare, e gli errori che lo rendono inutile.

Cos’è, e a cosa serve davvero

Un rapportino serve a tre cose insieme:

• al consuntivo: le ore e i materiali registrati sono i costi veri del lavoro, da confrontare con il preventivo;
• alla fatturazione: per i lavori a misura o in economia, e per gli stati di avanzamento, il rapportino è la base di quello che fatturi;
• alla prova: quando il cliente contesta le ore, o dice che una lavorazione non era compresa, vince chi ha scritto.

Sull’ultimo punto la legge è chiara: le modifiche al lavoro concordato non danno diritto a un compenso in più se non sono state autorizzate dal committente, e l’autorizzazione va provata per iscritto (articolo 1659 del codice civile). Un rapportino con la richiesta del cliente e la sua firma è quella prova.

Le voci che non possono mancare

Il modello che scarichi ha queste sezioni. Sono le stesse di qualunque rapportino fatto bene:

1. Il lavoro: cliente, indirizzo, e a quale preventivo o pratica si riferisce. «Cantiere Rossi» non basta se il signor Rossi ha due lavori aperti.
2. La data e chi compila.
3. Le persone: nome, mansione, dalle, alle, ore. Una riga per persona. Le ore di manodopera sono la voce più grossa del consuntivo: qui non si arrotonda.
4. I mezzi e le attrezzature: il furgone, il ponteggio, il nolo. Costano anche fermi, e un nolo che resta in cantiere un giorno in più va scritto quel giorno.
5. I materiali usati: cosa e quanto. Quello che esce dal furgone e non viene scritto è regalato.
6. Le lavorazioni fatte e le misure: metri, punti, pezzi. È da qui che nasce lo stato di avanzamento.
7. Esito e note: finito, sospeso, cosa manca, cosa il cliente ha chiesto in più.
8. Le firme: di chi compila e, quando c’è, del cliente o del direttore dei lavori.

Come compilarlo in un minuto

Un rapportino che richiede dieci minuti non viene compilato. Tre regole:

• Si compila sul posto, non la sera. La sera le ore si ricordano male e i materiali si dimenticano. Il foglio deve stare nel furgone, o nel telefono.
• Le parole sono quelle della squadra. Se il modulo chiede «codice attività» e il muratore sa solo «intonaco», il modulo perde.
• Le foto valgono più delle descrizioni. Una foto con la data di quello che hai trovato, e una di quello che hai lasciato, chiudono metà delle discussioni prima che comincino.

Gli errori che lo rendono inutile

• Ore totali senza i nomi. «16 ore» non dice chi, e a fine mese non sai a chi pagare cosa.
• I materiali «vari». Se non c’è la quantità, il consuntivo non si fa.
• Il lavoro extra scritto come lavoro normale. Se il cliente ti ha chiesto una presa in più, va scritto come richiesta del cliente, con la sua firma. Altrimenti, per legge, non è dovuta.
• Il rapportino che resta nel furgone. Se non arriva in ufficio ogni giorno, il consuntivo lo fai a fine lavoro, quando non serve più a niente.

Perché vale come prova

Per i lavori a un privato la legge non impone un giornale dei lavori. Ma in una discussione (sulle ore, sulle varianti, su cosa era compreso) il giudice guarda chi ha documentato. Il rapportino, con le date, le foto e le firme, è quella documentazione. Nei cantieri in appalto e subappalto c’è anche un altro obbligo: ogni lavoratore porta la tessera di riconoscimento con foto, generalità e datore di lavoro (articolo 18 del D.Lgs. 81/2008). Il rapportino che dice chi c’era e per quante ore è la stessa informazione, vista dall’impresa.

Per quanto conservarlo

Le scritture e la corrispondenza che sostengono la contabilità si conservano dieci anni (articolo 2220 del codice civile). Dieci anni è anche la responsabilità dell’appaltatore per i gravi difetti degli edifici. Un foglio di carta nel furgone non arriva a dieci giorni: il modello in Excel almeno resta, e una registrazione con data e foto resta meglio.

Il modello: come è fatto

Il file ha un foglio solo. In alto i dati del lavoro; poi tre tabelle (persone, mezzi, materiali) con i totali già calcolati; in fondo lavorazioni, esito, note e firme. Le celle grigie sono formule: non vanno toccate. Stampalo, o compilalo dal telefono con un’app per fogli di calcolo: l’importante è che sia compilato il giorno stesso.